Zorg zoals het hoort

AinaZorg Logo

Privacy Statement

© 2020

Privacy Statement AINA ZORG

Hier treft u ons privacy statement aan voor medewerkers van derden, klanten, leveranciers en overige relaties van AINA ZORG.

U vindt hierin; 

  • Algemene informatie 
  • Persoonsgegevens bij Aina Zorg
  • Doel verwerking persoonsgegevens 
  • Bezoek website en privacy 
  • Doeleinden 
  • Google, Facebook, Twitter, 
  • Nieuwsbrief, websites 
  • Omgang persoonsgegevens en geheimhouding 
  • Gegevens inzien, corrigeren, verwijderen 
  • Geheimhouding 
  • Bewaartermijnen 

 

  1. AINA ZORG, gevestigd te Eindhoven (KvK 77109759) en kantoorhoudende aan TStrijpsestraat 43, hierna te noemen “AINA ZORG” vindt de privacy van haar klanten, relaties, leveranciers en bezoekers van deze website zeer belangrijk en respecteert hen en hun privacy dan ook. Dat betekent dan ook dat AINA ZORG uw (persoons)gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) behandelt; veilig, succesvol, transparant en alleen in verband met de wettelijke bepalingen of voor het doel waarvoor u wilt. 
  2. Dit gedeelte van het privacy statement van AINA ZORG heeft betrekking op klanten, relaties, leveranciers en bezoekers van AINA ZORG. Voor algemene personen (klanten, relaties, leveranciers en bezoekers) is dit privacy statement van toepassing. 
  3. Gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn zullen niet worden geregistreerd, anders dan in deze Privacy statement is afgesproken. 
  4. De AVG is een verordening waarin aangegeven wordt hoe bedrijven en hun medewerkers, klanten, relaties e.d. om moeten gaan met (persoons)gegevens van anderen zodat deze gegevens niet zomaar op straat kunnen komen te liggen. In die AVG verordening wordt ook de bewaartermijn genoemd en de boete die gegeven kan worden als bedrijven niet goed met die (persoons)gegevens zijn omgegaan. Tevens is het nodig de wettelijke grondslag te vermelden waarvoor uw gegevens gebruikt worden en welke rechten u daarbij heeft. Voor verdere uitleg van de AVG verordening verwijzen wij naar het ministerie-van-justitie-en-veiligheid en/of de Autoriteit Persoonsgegevens waar u meer informatie kunt vinden over de AVG. 
  5. Om de veiligheid te (waar)borgen kunt u dan ook alleen bij “contact” op de website van AINA ZORG (www.aina zorg.nl) uw naam, email en een bericht aan ons sturen. Door de gegevens op die manier te versturen wordt een stuk veiligheid succesvol voor u geborgd. 
  6. De door u aan ons toegestuurde (persoons)gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor u wilt dat het gebruikt wordt, of om aan wettelijke bepalingen te voldoen. Namelijk; Klanten, leveranciers, relaties en bezoekers website – het in contact kunnen komen met u en weten met wie wij het genoegen hebben. Niets meer, niets minder, transparant en duidelijk. Gaan wij uw gegevens verwerken voor een ander doel dan hierboven genoemd is dan vragen wij aan u voordat wij dat gaan doen schriftelijk toestemming. 

  

Artikel 1. – Persoonsgegevens bij Aina Zorg B.V

Persoonsgegevens bij Aina Zorg B.V., 25-mei-2018

Uw privacy is voor Aina Zorg B.V. van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin is geregeld hoe met uw persoonsgegevens moet worden omgegaan. Hierin staat ook dat wij aan moeten kunnen tonen dat wij ons aan de wet houden en zijn wij verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen.  In deze verklaring hebben wij op beknopte wijze de verplichtingen van Aina Zorg B.V. en de rechten van cliënten (of hun vertegenwoordigers) beschreven.

Wat betekent de privacyverklaring

In het kort houdt dit in dat wij de verantwoordelijkheid hebben te vertellen wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Welke persoonsgegevens wij vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we gegevens mogelijk verstrekken. Uitgangspunt daarbij is dat we alleen persoonsgegevens gebruiken indien dat noodzakelijk is en natuurlijk op een veilige manier.

Welke (standaard) gegevens hebben we van u nodig en waarvoor

  1. Algemene persoonsgegevens (naam, geboortedatum, burgerlijke staat, etc.), contactgegevens (ook van wettelijk vertegenwoordiger), verzekeringsgegevens, verleende zorgproducten, sociaal profiel / netwerk, medische en gedragsgegevens, voor zover relevant voor het kunnen bepalen van de benodigde zorg- en dienstverlening.

Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke         communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente), maar ook voor het betrekken van het sociale netwerk en mantelzorger.

  1. Cliënt-/relatienummer

Dit nummer kennen we aan elke cliënt toe en is uniek voor de zorgrelatie die we met de cliënt hebben.

  1. Burgerservicenummer (BSN)

Dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de cliënt uit te wisselen met zorgkantoor, zorgverzekeraar, overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is dan verplicht.

  1. Medisch/specialistische, gedrag gerelateerde, sociaal-maatschappelijke en verpleegkundige/begeleidings- gegevens.

Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening.

  1. Aard van toegepaste vrijheid beperkende middelen of maatregelen voor cliënt, datum/duur, reden, wiens verantwoordelijkheid en de betreffende woning

Het vastleggen van deze gegevens is nodig om vrijheid beperkende middelen of maatregelen te kunnen toepassen en te kunnen verantwoorden waarom deze maatregelen noodzakelijk zijn.

  1. Toegediende medicatie

Met af te tekenen medicatielijsten maken wij inzichtelijk welke medicatie cliënten hadden moeten ontvangen en of ze deze ook daadwerkelijk hebben ontvangen.

  1. Omschrijving en aard van incidenten met betrekking tot cliënten, getroffen maatregelen en schade/letsel.

Handhaving en optimalisering van de kwaliteit van zorgverlening aan cliënten

  1. Omschrijving en toedracht van (seksueel) misbruik met betrekking tot een cliënt en de ondernomen actie n.a.v. het misbruik.

Deze gegevens hebben we nodig om het beleid te bepalen ten aanzien van het (seksueel) misbruik (afhandeling, nazorg en preventie)

  1. Bankrekeningnummer, banksaldo en inkomsten/uitgaven.

Wanneer we de financiën van cliënten beheren, hebben we deze gegevens over; hierover leggen we dan ook verantwoording af.

Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de overeenkomst die we met u afsluitenzonder daarvoor uw specifieke toestemming te vragen.

 

Overige persoonsgegevens

Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Pasfoto’s kunnen bijvoorbeeld ook iets over iemands ras of religie zeggen. Wanneer we foto’s willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, kan toestemming als basis worden gebruikt om dit toch mogelijk te maken. Aina Zorg B.V. maakt hier ook gebruik van. Toestemming hiervoor kan overigens altijd door u weer worden ingetrokken. Ook euthanasieverklaringen en reanimatieverklaringen worden alleen op verzoek van de cliënt vastgelegd.
Wanneer Aina Zorg B.V. een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk dan bijvoorbeeld aan agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten. 

 

Hoe verkrijgt Aina Zorg B.V. de persoonsgegevens?

De meeste gegevens van een cliënt ontvangen we rechtstreeks wanneer de zorgovereenkomst wordt afgesloten en de zorg wordt gestart. Daarnaast kunnen gegevens

worden ontvangen van andere zorgaanbieders.
Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de cliënt bij Aina Zorg B.V. in zorg is.

Intern gebruik van de gegevens
Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie uw gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers specifieke bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.

Beveiliging van de gegevens
Aina Zorg B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en tevens ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.

 

Extern gebruik van gegevens

Verplichte doorgifte
Als zorginstelling heeft Aina Zorg B.V. de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde zorg te delen met zorgkantoor, zorgverzekeraar en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen.

In bijzondere situaties kunnen wij ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan de kantonrechter in verband met de verantwoording over beheerde gelden of in geval van een justitieel onderzoek.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt Aina Zorg B.V. gebruik van veel computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. Daarvoor sluiten we met hen een verwerkersovereenkomst waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als Aina Zorg B.V. zelf.

Overige doorgifte
Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we van u toestemming hebben verkregen.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
In het kader van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) dient Aina Zorg B.V. voor het cliëntendossier een bewaartermijn van 15 jaar te hanteren na beëindiging van de zorgovereenkomst. Voor vastlegging van gegevens in het kader van de BOPZ (vrijheid beperkende middelen of maatregelen) geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar. Voor medicatielijsten wordt een bewaartermijn van twee jaar gehanteerd. Voor overige gegevens geldt dat we de gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Wij zullen de gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen.

Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens
Als zorginstelling moeten we persoonsgegevens van cliënten gebruiken. Maar die persoonsgegevens hebben wel op de cliënt zelf betrekking. Daarom heeft de cliënt het recht om de persoonsgegevens:
· in te zien,
· te corrigeren als ze niet juist zijn,
· over te laten dragen naar andere personen of organisaties.
Daarnaast is er het recht te verzoeken gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te    

maken tegen verwerking van gegevens.

Om gegevens in te zien kunt u contact opnemen met de zorgmanager. Ook voor overige         vragen kunt u zich natuurlijk wenden tot de zorgmanager.

 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de privacyverklaring moet worden gewijzigd. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk daarom regelmatig of er nieuwe versies zijn. Aina Zorg B.V. zal tevens wijzigingen apart aankondigen.

Vragen of kritiek

Als u vragen hebt over uw rechten, niet tevreden bent over hoe wij hieraan uitvoering geven, of specifieke vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

Functionaris gegevensbescherming van Aina Zorg B.V., [naam en emailadres].

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij kunnen u ook vragen om u te legitimeren en een formulier in te vullen.

Klacht indienen

Als u vindt dat Aina Zorg B.V. niet op de juiste manier omgaat met uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen. Hoe dat in zijn werk gaat staat in onze klachtenregeling, deze kunt u op onze website vinden. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

 

Artikel 2. – Bezoek website 

Indien u deze website bezoekt worden in algemene zin uw bezoekgegevens bijgehouden. Dat betekent dat uw IP-adres van uw computer, een mogelijke gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser als bezoeker meestuurt worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van uw bezoek en klikgedrag op deze website.

Hiermee wordt onder andere de werking van onze website geoptimaliseerd. AINA ZORG probeert deze gegevens optimaal te anonimiseren en die worden niet aan derden verstrekt. Wij respecteren te allen tijde de privacy van onze bezoekers, onze klanten en onze overige relaties. Wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft zeer vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van uw gegevens gebeurt altijd met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

 Artikel 3. – Doeleinden 

De persoonsgegevens die door ons verwerkt worden voor de diensten die wij voor u, als klant of toekomstig klant (gaan)leveren, en het beheer van die gegevens die daaruit voortvloeien gebruiken wij alleen beroepsmatig om met u in contact te komen, om een offerte op te stellen of om aan de uitvoering van de wet te voldoen. Ook als u alleen bezoeker bent behandelen wij die gegevens zoals u dat kunt verwachten met in acht neming van de AVG. De gegevens die u op onze website invult, of door een email dat u ons stuurt wordt alleen behandeld naar de aard van het bericht en/of de inhoud van uw email. Deze wordt niet langer bewaard dan nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. De berichten laden wij in onze website (www.ainazorg.nl) Alleen de door u ingevulde gegevens bewaren en gebruiken wij uitsluitend voor de dienst waar u om vraagt. De door u opgegeven gegevens delen wij niet met derden. 

Artikel 4. – Google analytics

Hoe u onze website gebruikt wordt bijgehouden door Google Analytics. Hierdoor wordt bijvoorbeeld uw IP-adres (het adres van uw computer) opgeslagen en overgebracht naar Google in de USA. Op die manier wordt bijgehouden hoe onze website gebruik wordt waar weer adverteerders hun informatie uit halen en die aan derden kunnen verschaffen. Hier heeft AINA ZORG geen invloed op en wij hebben hier ook geen toestemming voor gegeven. Indien u hierover meer wilt weten en/of lezen dan raden wij u aan het privacy beleid van Google en van Google Analytics te lezen.

Artikel 5. – Facebook, Twitter en Google+ 

AINA ZORG maakt gebruik van Facebook, Twitter en Google+. Wij adviseren u het privacy statement van betreffende sites te lezen. 

Artikel 6. – Websites 

De websites waarna wij op onze website verwijzen zijn met grote zorgvuldigheid geselecteerd, maar AINA ZORG kan geen verantwoordelijkheid dragen voor de omgang van uw (persoons)gegevens door en via die websites c.q. organisaties. Wij adviseren u in dat geval de betreffende privacy statements te lezen van die websites. 

Artikel 7. – Omgang persoonsgegevens en geheimhouding

 Eventuele medewerkers van AINA ZORG of zij die voor of door AINA ZORG aangesteld zijn en die toegang hebben tot en/of gebruik maken van uw (persoons)gegevens hebben een geheimhoudingsverklaring getekend waaraan zij zich dienen te houden. AINA ZORG zet alles in het werk om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw gegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en//of verlies. AINA ZORG maakt gebruik van een aantal softwarepakketten. Hierin worden gegevens van onze klanten opgeslagen en verwerkt. AINA ZORG heeft met de betreffende leveranciers van die softwarepakket een overeenkomst gesloten waarmee ook uw gegevens beveiligd worden en zijn conform de AVG. De medewerkers van die leveranciers hebben elk ook een geheimhoudingsverklaring ondertekend voor wat betreft de inzage en/of verwerking van uw gegevens. Tevens houden die leveranciers zich ook aan de wettelijke bewaartermijnen. AINA ZORG moet voor het realiseren van de onder “Algemeen punt 6” genoemde doeleinden in een aantal gevallen uw gegevens doorgeven aan overheidsinstellingen (Belastingdienst, Inspectiediensten, Autoriteit Persoonsgegevens e.d.) externe accountant en auditinstanties (Kiwa, ISO)

Artikel 8. – Gegevens inzien, corrigeren en/of verwijderen

Iedereen die een relatie heeft met AINA ZORG kan een schriftelijk verzoek indienen om uw (persoonlijke)gegevens in te zien. Als die gegevens niet juist zijn kunt u ons schriftelijk verzoeken deze te laten verwijderen of aan te passen. In dat geval passen wij uw gegevens aan of verwijderen wij die direct. Wij kunnen niet voldoen aan uw verzoek indien die gegevens nodig zijn voor de uitoefening van onze werkzaamheden conform wettelijke regelingen en verplichtingen. Op onze pagina onder “contact” treft u aan hoe u ons kunt bereiken. 

Artikel 9. – Bewaartermijn 

AINA ZORG, haar klanten en leveranciers bewaren de (persoons)gegevens niet langer dan nodig is en geheel conform de wettelijk bepaalde termijn. 

Artikel 10. – Wijziging Privacy Verklaring 

AINA ZORG behoudt zich het recht voor om deze Privacy Verklaring aan te passen. Elke aanpassing zal via www.aina zorg.nl bekend gemaakt worden.

Dit privacy statement is het laatst gewijzigd op 19-08-2020.